Gestion Comptable : Les notes de frais.
Cette présentation n’est qu’un rappel de certaines règles en matière de gestion comptable au niveau d’une association et n’a surtout pas la prétention d’être un cours de comptabilité et encore moins un cours de droit social.
Il nous semble intéressant de rappeler à tout dirigeant d’association, et en l’occurrence nos Présidents des Organes Territoriaux comme ceux des clubs, quelques règles et dispositions concernant le remboursement des frais aux bénévoles d’une part et aux intervenants techniques pour les cours et interventions lors de stages.
Les règles de base : les frais doivent être rééls, justifiés et proportionnels à l’activité et les sommes doivent être calculées à l’Euro près ; autrement dit, le forfait ou l’estimation est strictement à prohiber….
Une note de frais présentée pour un remboursement des frais engagés par un bénévole sur son budget (ou par un licencié salarié (enseignant) pour le compte de l’association (exemples : transports et déplacements, repas, achat de matériel, de timbres-poste, etc.), doit comporter certains éléments comme la date de la dépense, l’objet de cette dépense, le fournisseur ou le prestataire, le montant et surtout y être annexé(s) le ou les justificatif(s). Eventuellement, le nom de l’autorité (le Président) qui a autorisé l’achat ou la dépense (accord du Président du xx :xx :xxxx.).
Lorsqu’il s’agit du remboursement des frais kilométriques, se référer : soit au barème des impôts, soit à une décision de l’organe directeur de l’association, (soit l’A.G. dans le cadre du budget annuel, soit le Comité Directeur, à la condition que le montant retenu soit inférieur à celui du barème des Impôts).
Si le club choisi le barème, ci-après le lien du Service des Impôts qui est très explicite, à la fois sur la puissance fiscale du véhicule utilisé et le nombre de km effectués par an, par la personne concernée :
https://www.service-public.fr/particuliers/actualites/A14686
Si le club choisit cette option d'appliquer ce barème fiscal qui change chaque année (supérieur au 0,45€/km évoqué), il est nécessaire de conserver une copie de la carte grise du véhicule (puissance fiscale) pour justifier du montant remboursé.
Cette demande de remboursement doit comporter impérativement les éléments suivants : l’objet de la mission (stage enseignants du xx/xx/xxxx, à (lieu du stage), le point d’arrivée et de départ, le nombre de kilomètres A/R x par le barème fixé par l’association (425 kms x 0.45€ (barème de l’association). Y sont ajoutées des dépenses comme le montant du péage, des frais de restauration et d’hébergement, etc.
Attention, tout forfait est totalement proscrit (exemple : remboursement des frais de déplacements du mois de xxxxx) avec un montant forfaitaire qui ne sera basé sur aucun élément).
Concernant les frais de l’enseignant salarié (intervenant) :
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ou il est bénévole et agit en tant que bénévole sans rémunération (remboursement des dépenses engagées et justifiées),
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ou il est salarié (et détenteur d’un diplôme requis (CQP, BE, DE(S)JEPS) et de la carte professionnelle, ce qui entraîne obligatoirement un contrat de travail, la déclaration et la fiche de salaire, le règlement des charges sociales et annexes (Opco) ; cet intervenant salarié et l’association doivent alors se conformer à des « engagements réciproques » en matière de gestion sociale et salariale.
Attention : une somme ne peut être versée directement à un intervenant en échange d’une prestation ; en cas de contrôle, le montant versé pourrait être reconsidéré par l’Administration Fiscale ou Sociale comme un revenu et à ce titre soumise à différents impôts (Rép. min. n° 8718, JOANQ du 10 avril 1989, p. 1705).
Conseil : concernant le montant des frais, pour éviter tout malentendu ultérieur, je vous conseillerai de faire prendre la décision, sur proposition du Comité Directeur, par l’Assemblée Générale dans le cadre du vote du budget de la saison suivante : quels seront les frais à rembourser, à qui, les limites (repas à 25€ par exemple), le montant du barème kilométrique, etc. ?
Mais, le bénévole peut également préférer faire un don à l’association (Abandon de créance) et bénéficier ainsi de la réduction d’impôt sur le revenu.
La procédure est la même que pour le remboursement avec la fiche de demande de remboursement, détails et justificatifs ; mais dans ce cas, il doit inscrire sa volonté directement sur la fiche concernée : « Je soussigné, xxxx xxxx, déclare faire don des frais ci-dessus à l’Association xxxx », dater et signer.
Pour ce faire, l'Association doit :
Et la comptabilité avec tout cela :
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Enregistrement de la dette (exemple pour un déplacement) : débit du compte 625 « Voyages et Déplacement » / crédit du compte 46 « Débiteurs et Créditeurs divers ».
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Paiement de la dette (le remboursement au bénévole) : crédit du compte 512 « Banque » / débit du compte 46 « Débiteurs et Créditeurs divers » (lequel sera nivelé).
En cas d’abandon de la créance, le compte « Banque » sera remplacé par le compte 754 « Collecte-Don »
Nous restons à votre disposition.
Rédacteur :
Jean-Pierre HORRIE
